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写邮件别用模板腔：先给结论、再补背景、最后给行动项
让 AI 帮你写邮件时，先告诉它收件人是谁、要对方做什么、最晚什么时候。输出要求：开头一句结论，中间只留必要背景，结尾一个明确的下一步。
先写收件人、目的和截止时间
写邮件前先给 AI 三样：收件人是谁、要对方做什么、最晚什么时候。输出要求是结论前置、背景精简、结尾只有一个行动项。
模板腔邮件（“希望您一切顺利”“期待您的回复”）读着假还占字数。让 AI 砍掉寒暄，第一句直接说结论，最后一句只留一个明确的下一步；这三样给齐了，草稿才不会跑偏，后面只微调。
这些情况适合用，另外几种先停一下
适合用
- 正式邮件不知道怎么写开头
- 需要催办、请假、汇报或约时间
- 邮件反复被改，想一次写清楚
先别急着用
- 非常短的非正式消息，直接发更快
- 邮件内容涉及敏感或机密信息
结论前置，背景精简，单一行动项收尾
为什么这样安排
提示词工程的核心建议是先给背景、角色和约束；邮件场景下这三样就是收件人、目的和截止时间。
- 01
给背景三件套
收件人关系、要对方做什么、最晚什么时候，先写出来，三样缺一不可。
- 02
砍掉寒暄
删掉“祝好”“期待回复”一类套话，第一句给结论，背景只留必要。
- 03
只留一个行动项
结尾只留一个明确请求和截止时间，别让收件人猜，一个就够，多一个都是负担。
- 04
按关系调语气
对方是领导、同事还是客户，语气分别检查一遍，换关系换语气，别一套话打天下。
复制前先替换 {占位}
邮件起草提示词（复制后改 {占位}）
请帮我起草一封邮件，背景如下：
收件人与关系：{对方是谁、什么关系}
要对方做什么：{一个明确的请求}
截止时间：{最晚什么时候}
必要背景（一两句）：{对方可能不知道的信息}
语气禁忌：{不要出现的内容，例如“不要催”“不要提价格”}
写作要求：
1. 第一句直接给结论或请求，不寒暄；
2. 背景只保留必要内容，控制在 1-2 句；
3. 结尾只留一个行动项和截止时间；
4. 语气符合双方关系，不用模板腔。邮件草稿（示例）
下面是已经填过变量的示例。复制时请换成自己的文件名、数字和材料位置，别把示例数据原样交出去。
看清格式再改
邮件草稿（示例）
收件人：数据部负责人 目的：周五前拿到 Q3 订单表 第一句：需要 Q3 订单表用于周报 背景：只有一句，说明用途 行动项：周五 18:00 前发我 检查：无套话，语气礼貌 检查：结论在前、无套话、结尾只有一个行动项
先对症状，别一上来重写整段提示词
邮件读着像模板
- 常见原因
- 寒暄和套话太多
- 怎么修
- 删寒暄，结论放第一句。
对方回复问“所以呢”
- 常见原因
- 行动项不明确
- 怎么修
- 结尾只留一个明确请求和截止时间。
语气太生硬像命令
- 常见原因
- 没有交代背景和关系
- 怎么修
- 给收件人关系和必要背景，语气按对象调整。
最后五分钟，逐项打勾
这篇具体参考了什么
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