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如何制作“意见—动作—证据—页码”返修回复矩阵
高质量回复不是反复写“已修改”。每条意见必须对应作者判断、采取动作、支持证据、稿件位置和最终核验。
回复写“已补充局限”，审稿人翻到第 14 页却找不到改了什么
团队在 Word 回复信里逐条写“Thank you. Revised as suggested.”，正文由另一位作者修改。页码后来因插图重排，回复位置全部失效；有几条回复声称增加分析，表格却仍是旧版本。
返修回复矩阵要把五件事锁在同一行：意见原文、作者判断、实际动作、支持证据、当前稿件位置。矩阵可以生成回复信，也可以反向检查正文，避免礼貌语言掩盖未完成工作。
- 逐条对应全部意见
- 让回复中的每个动作可定位
- 核对正文、表图和补充材料同步更新
“意见—回复”之间还缺决策、动作和证据
| 字段 | 必须记录 | 失败写法 |
|---|---|---|
| 意见原文 | 完整原文、来源和编号 | 只摘自己容易回答的一半 |
| 问题解释 | 审稿人要解决的有效性、透明度或表达问题 | 照抄原文不拆任务 |
| 作者决策 | 接受、部分接受、澄清、不同意及理由 | 一律“接受”但实际没做 |
| 具体动作 | 新增分析、改句、补表、降级主张或解释 | “已认真修改” |
| 证据 | 结果对象、数据、文献、政策或报告规范 | “我们认为这样更好” |
| 位置 | 文件、章节、页码/行号、修改后文字 | 沿用旧稿页码 |
| 复核 | 动作、位置和全文影响均已检查 | 只确认回复语气 |
先在矩阵里作决定，再修改正文，最后从新稿读回位置
- 01
逐字录入并编号
编辑、Reviewer 1、Reviewer 2 分开；复合意见拆成 a/b/c，但保留原段落完整文本。
- 02
写内部决策和风险
决定接受、部分接受、澄清或提出异议。对会改变主要结论的任务先让全部作者和方法责任人确认。
- 03
完成动作并保存证据
新分析保留代码和结果对象，文献补充保留原文位置，文字修改保存修订前后对照。
- 04
从冻结返修稿回填位置
页码和行号只能从最终排版或带行号稿中读取。除位置外，最好同时引用修改后的关键文字。
- 05
生成面向审稿人的回复
结构为感谢/确认问题、明确回答、具体动作、证据、位置。礼貌不等于回避。
- 06
做双向核对
从每条意见到正文查一次，再从所有返修改动回矩阵查一次；防止无来源改动和漏回复。
保留内部字段，导出回复信时再隐藏
返修回复矩阵
一条意见一行
comment_id,source,verbatim_comment,question_type,author_decision,decision_reason,action,evidence,affected_items,manuscript_file,section,page_line,revised_text,response_text,owner,reviewer,status
R1-01,Reviewer1,{原文},{有效性/方法/报告/解释/格式},{接受/部分/澄清/异议},{内部理由},{具体动作},{结果或来源},{摘要/正文/表图},{文件},{章节},{页码行号},{修改后文字},{对外回复},{负责人},{复核人},待复核内部决策理由可以比对外回复更详细；导出时不要泄露匿名审稿人信息、内部情绪评价或敏感数据。
每一句“we have”都要有完成证据
清晰、完整和可定位比套用礼貌句式重要
回复文件格式、是否粘贴修改文字、行号方式和高亮规则由本次返修要求决定。
用于理解审稿意见的专业与伦理边界，并对利益冲突或不当请求保持透明。